Werden Sie bei einem unserer Kunden, einem international erfolgreichen pharmazeutischen Unternehmen, als Assistent zur Unterstützung der Geschäftsleitung (m/w/d) tätig. Diese Position ist ein wesentlicher Bestandteil des nahtlosen Betriebs und gewährleistet effektive Kommunikation, administrative Effizienz und erfolgreiche Koordination innerhalb der Organisation.
Stellenbeschreibung
Als Assistent zur Unterstützung der Geschäftsleitung (m/w/d) spielen Sie eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft unserer Organisation. Ihr Aufgabenbereich umfasst ein breites Spektrum an administrativen Aufgaben, wie z. B. die erste Kontaktaufnahme bei Anfragen, die Postbearbeitung, die Verwaltung von Telefongesprächen, die Bearbeitung von Dokumenten, die Archivierung und verschiedene andere Büroarbeiten. Darüber hinaus sind Sie aktiv an der Planung, Organisation und Koordinierung von Sitzungen, Geschäftsreisen und Konferenzen beteiligt. Ihr Aufgabenbereich erstreckt sich auf Aufgaben im Zusammenhang mit dem Bürobetrieb, der Pflege von Datenbanken und der Überwachung des Haushalts.
Verantwortungen
- Sie sind die erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen.
- Effiziente Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post.
- Bearbeitung von Telefongesprächen, Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen in deutscher und englischer Sprache.
- Bearbeitung von Dokumenten, ggf. formale Überprüfung.
- Aktualisierung von Präsentationen gemäß den vorgegebenen Spezifikationen.
- Entwerfen und Koordinieren von Verträgen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen nach Vorlagen.
- Bearbeiten von Rechnungen und Zahlungsanweisungen, einschließlich Rechnungserkennung und -prüfung.
- Unterstützung bei der Erstellung von Standardberichten, einschließlich KPIs und Statistiken.
- Organisieren und Planen von Besprechungen, Geschäftsreisen und Kongressen, hauptsächlich in englischer Sprache.
- Sie betreuen interne und externe Besucher und koordinieren diese bei Bedarf.
- Organisation der Teilnahme von CSL an Veranstaltungen, einschließlich Hotelreservierungen und Sitzungskoordination.
- Erstellen von Standardauswertungen, einschließlich Zeitkonten, Krankheits- und Urlaubsdaten.
Profil
- Eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen, administrativen Bereich.
- 4-5 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen administrative Unterstützung und Projektkoordination/-management.
- Fließende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift.
- Sehr gute Fertigkeiten in den Bereichen Organisation und Kommunikation
Arbeitsbedingungen
- Vertrag: Befristet mit Chance auf Verlängerung; Anstellung via Oxford Global Resources;
- Gehalt: Zwischen 4000-5000€ pro Monat je nach Erfahrungsgrad auf Vollzeit Basis (37,5 Stunden)
- Arbeitszeit: Teilzeit; 20 Stunden pro Woche - 2 Tage Home Office pro Woche möglich
- Standort: Raum Frankfurt am Main
Achtung: Nur Bewerber mit Nationalität eines EU-Mitgliedstaates oder einer gültigen Arbeitserlaubnis sind rechtlich befugt diese Position anzunehmen!
Stellennummer: 23793
Telefonnummer: +4921188230168
