Einer unserer Kunden, eine angesehene Organisation, sucht einen engagierten Verwaltungssachbearbeiter (m/w/d), der den Arbeitnehmerausschuss bei verschiedenen administrativen und organisatorischen Aufgaben unterstützt. Diese Rolle ist eine wesentliche Unterstützungsfunktion, die den reibungslosen Ablauf der Ausschussaktivitäten und der internen Kommunikation in einem dynamischen Arbeitsumfeld gewährleistet.
Stellenbeschreibung
In dieser Position erledigen Sie eine Vielzahl von Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, um die tägliche Arbeit der Personalvertretung zu erleichtern. Dazu gehören die Vorbereitung und Koordinierung von Dokumenten, Korrespondenz und Terminplanung sowie die Pflege der Ausschussunterlagen. Darüber hinaus sind Sie erster Ansprechpartner für Mitarbeiteranfragen und helfen bei der Verwaltung des Ausschussbudgets, der Koordination von Veranstaltungen und der internen Kommunikation. Sie werden an einer Vielzahl von Projekten beteiligt sein, die die Ziele des Ausschusses unterstützen, von der Vorbereitung von Sitzungen bis hin zur Verfolgung wichtiger Fristen und Aktualisierungen.
Verantwortlichkeiten
- Selbstständiges Verwalten von ausschussbezogener Dokumentation, Terminplanung und Korrespondenz.
- Projektunterstützung, einschließlich der Vorbereitung von Sitzungen, der Festlegung der Tagesordnung und der Erstellung von Protokollen für wiederkehrende Sitzungen und kleinere Projekte.
- Funktion als Ansprechpartner für Fragen der Mitarbeiter in Bezug auf das Arbeitsrecht, gewerkschaftsbezogene Themen und andere allgemeine Anfragen.
- Koordinierung mit internen Abteilungen und externen Partnern, Verwaltung der Intranetseite des Ausschusses und verschiedener Kommunikationskanäle.
- Beaufsichtigung von digitalen und physischen Ablagesystemen, Bestellungen, Rechnungsstellung und Datenverwaltung.
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Mithilfe bei der Budgetplanung und Unterstützung der Finanzaufsicht.
- Organisation von Veranstaltungen wie Mitarbeiterversammlungen und Schulungen und Erleichterung der reibungslosen Durchführung von Ausschussaktivitäten.
- Beantwortung von Mitarbeiteranfragen als erste Anlaufstelle und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Weiterleitung von Anfragen.
Anforderungen
- Abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Bereich.
- Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Unterstützung.
- Ausgeprägtes Verständnis des Arbeitsrechts und der ausschussbezogenen Vorschriften.
- Hohes Maß an Diskretion und Integrität.
- Beherrschung von Office 365 (Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, OneDrive).
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten mit einem proaktiven Ansatz.
- Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld selbstständig zu arbeiten und den Fokus zu behalten.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kenntnisse der deutschen Sprache.
Arbeitsbedingungen
- Vertrag: Befristete Einstellung für 12 Monate; Einstellung über Oxford Global Resources.
- Gehalt: Zwischen 3500-4000€ pro Monat
- Urlaubstage: 30 pro Jahr
- Standort: Raum Singen
Achtung: Nur Bewerber mit Nationalität eines EU-Mitgliedstaates oder einer gültigen Arbeitserlaubnis sind rechtlich befugt diese Position anzunehmen!
Stellennummer: 25227
Telefonnummer: +4921188230168
